Combien de prises électriques pour organiser une réunion ICANN?

by Stephane Van Gelder on March 15, 2008

L’ICANN est en pleine préparation pour sa prochaine réunion internationale, qui aura lieu à Paris du 22 au 27 juin 2008. Les trois réunions annuelles de ce type sont véritablement au cœur du fonctionnement de l’ICANN. Elles permettent à l’ensemble de la communauté de se retrouver et d’échanger. Et celle de Paris promet d’être particulièrement réussie. On s’attend même à y battre des records d’affluence !

Justement, comment prépare-t-on une réunion d’une telle importance ? A Los Angeles par exemple, pour la dernière réunion de l’année 2007, plus de 1 100 personnes avaient participé. On imagine donc les problématiques de logistiques pour parvenir à faire tenir dans un même endroit, pendant une semaine, autant de gens avec des besoins en électricité, en connexions Internet, en salles de réunion et tout un tas d’autres choses.

Pour y parvenir, l’ICANN a mis sur pied une équipe complète. On y retrouve Paul Levins (le vice-président de l’ICANN), Diane Schroeder (responsable des conférences), Michael Evans (coordinateur des réunions), Stacy Hoffberg (organisation des réunions), Steve Conte (responsable de la sécurité) et Tanzanica King (responsable de la communication). De nombreux autres salariés de l’ICANN participent à l’organisation des réunions, dont Kieren McCarthy (responsable de la participation publique) et Jason Keenan (responsable presse).

Bien entendu, les réunions ne sont pas planifiées à la dernière minute. Bien au contraire. “Nous avons commencé à travailler sur la prochaine réunion, celle qui se tiendra à Paris, l’été dernier,” dévoile Diane Schroeder. “Nous avons visité les différentes villes candidates, puis en septembre, le Conseil d’administration de l’ICANN a choisi Paris. Nous avons alors commencé à discuter avec l’hôtel, le Méridien Montparnasse.”

Ce sont habituellement Diane et Michael Evans qui visitent l’ensemble des endroits candidats à l’organisation d’une réunion ICANN. Steve Conte peut également y aller, pour évaluer des aspects plus techniques ou sécuritaires par exemple. Ils font ensuite un rapport au “comité des réunions”, qui lui fait une recommandation au Conseil de l’ICANN. Dès que ce dernier a pris sa décision finale, le vrai travail commence.

“J’ai eu plusieurs réunions avec le représentant de l’organisateur local pour Paris,” poursuit Diane Schroeder. “A Los Angeles pendant la réunion ICANN, à Rio pendant la réunion du Forum sur la Gouvernance de l’Internet… est d’autres réunions de travail de ce type ont également été organisées afin de se pencher sur les différents aspects de l’organisation lors de la réunion ICANN de New Delhi.”

Avant même la fin de cette réunion, la première de l’année 2008, l’équipe de l’ICANN et celle de “l’hôte”, c’est-à-dire l’organisateur local, travaillaient déjà sur la suivante. “Depuis l’Inde, nous avons des conférences téléphoniques chaque semaine,” ajoute Diane Schroeder.

En plus de l’organisation, l’infrastructure et l’accueil sont de véritables défis. Ainsi par exemple, dans le cadre de l’aide que l’ICANN apporte aux participants pour se rendre aux réunions, des lettres d’invitation sont souvent nécessaires pour leur permettre d’obtenir un visa. A chaque demande de ce type, l’ICANN doit répondre avec un courrier postal. Parfois, ce courrier doit même être accompagné d’une confirmation écrite de l’hôte. Pour la réunion de Los Angeles, 240 lettres de ce type ont été envoyées par l’ICANN. Et 520 pour New Delhi !

Au niveau équipement, si certaines choses (agrafes, post-it…) peuvent être achetées sur place, les équipes de l’ICANN doivent bien entendu en amener une grosse partie. Pour l’Inde, 14 containers ont été envoyés ! Dedans, on va trouver de tout, de la prise électrique à l’équipement dédié au webcast.

Rien que les prises, ces petites choses anodines, prennent une dimension toute particulière lors d’une réunion ICANN. Il faut en avoir assez pour couvrir les besoins de la plus grande des salles utilisées pour les réunions sur place. Pour l’Inde, cela voulait dire plus de 1000 prises. Et forcément, une telle consommation d’électricité dépasse souvent les capacités des hôtels dans lesquels se déroulent les réunions ICANN. Ainsi, pour les réunions de Lisbonne et de Sao Paolo, les hôtels avaient installé des générateurs supplémentaires pour pouvoir fournir toute l’électricité nécessaire. C’était le cas également à Delhi, où les générateurs ont aussi permis de prévenir d’éventuelles coupures d’électricité en prenant le relais toutes les 30 secondes.

En fait, lors d’une réunion ICANN, c’est presque l’équivalent d’une petite ville qui arrive sur les lieux. Ainsi pour la réunion de San Juan, l’hôte a estimé que la réunion avait apporté US 2,8 $ millions à l’économie locale. Et à Lisbonne, les bars de l’hôtel dans lequel se déroulait la réunion ont enregistré le plus gros chiffre d’affaire hebdomadaire de leur histoire.

C’est que tout ce travail donne soif

{ 3 comments }

Pierre Berecz 03.15.08 at 9:04 am

Heureusement qu’avec le wifi, on n’a pas besoin de se demander combien de prises Internet sont nécessaires.

哲学 03.18.08 at 4:37 am

We all expect ICANN meeting in paris will bring us practical progress

SCHOMBE BAUDOUIN 03.25.08 at 4:59 am

Bonjour à toutes et à tous,

La rencontre internationale d’ICANN à Paris doit aussi être une très bonne opportunité pour l’Afrique. Au stade actuel de l’évolution des TIC et , plus particulièrement, sur la problématique de la connectivité dans la plupart des pays africains, il est aussi important que les acteurs africains engagés pour la démystification de la technologie numérique pour favoriser la croissance économique en Afrique présente et fasse parler l’expérience africaine dans la recherche et le développement des TIC, plus particulièrement dans ses applications.
ICANN à Paris est un très grand rendez vous du monde numérique. Je suis persuadé que la France est à la hauteur de ce relever ce défi au bénéfice de toute l’humanité.
Diversité linguistique et culturelle oblige.

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