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Améliorations institutionnelles

Les rôles et les responsabilités des comités consultatifs (AC), des organisations de soutien (SO), du personnel chargé des politiques et du Conseil d’administration dans le cadre des processus de l’ICANN : la situation actuelle et les évolutions possibles

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Ce thème sera examiné dans le contexte actuel de l’ICANN en tant qu’organisation et notamment : les pratiques actuelles et leur contribution à la transparence et à la responsabilisation ; les revues indépendantes continues des AC et SO et les réorganisations à venir ; la consultation sur l’amélioration de la confiance institutionnelle (IIC) qui a suivi la revue semestrielle de l’accord de projet conjoint (JPA) entre l’ICANN et le gouvernement des Etats-Unis ; et la revue actuelle du JPA qui est en cours.

Les présidents de chacun des AC et des SO souhaiteraient noter que la discussion sur les systèmes actuellement en place n’implique PAS de critique implicite que ce soit de la communauté ou du personnel. Le but de la discussion est d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

Plutôt, la conférence de Sydney offre une occasion unique de jeter un coup d’œil sur certains des aspects pratiques de l’effort continu de l’ICANN visant à améliorer la confiance institutionnelle.

Les thèmes actuels de la communauté que la conversation devrait effleurer comprennent :

• Les revues indépendantes continues des différentes parties du modèle de l’ICANN
• La consultation et les recommandations relatives à l’amélioration de la confiance institutionnelle
• La fin de l’accord de projet conjoint avec le gouvernement des Etats-Unis en septembre

Les questions spécifiques qui seront examinées comprennent :

1. Les rôles et les responsabilités des AC, des SO et du personnel chargé des politiques :
a. Quels devraient être ces rôles ?
b. Quelle est le bon équilibre entre l’activité bénévole et l’activité du personnel chargé des politiques ?
c. L’équilibre actuel est-il correct ou devrait-il être modifié ?
d. L’équilibre actuel conduit-il à un épuisement des bénévoles ?
e. Un changement d’équilibre diminuerait-il le degré de réalisation ascendante privée de politiques ?

2. Le personnel chargé des politiques en tant qu’intermédiaire du Conseil d’administration :
a. Toutes les communications entre les SO devraient-elles être modérées par le personnel chargé des politiques?
b. Devrait-il y avoir une communication directe entre les Conseils et le Conseil d’administration ?

3. Communication du Conseil d’administration avec les comités consultatifs :
a. Tous les AC devraient-ils avoir les mêmes droits en termes de recommandations et de réponse à leurs problèmes de la part du Conseil d’administration ?

4. Transparence des communications :
a. Les communications du personnel au Conseil d’administration devraient-elles être confidentielles ?
b. Les communications concernant les activités des AC ou des SO devraient-elles être confidentielles?
c. Quelles autres communications ont besoin d’être gardées confidentielles ?
d. Quel serait l’effet si la plupart des communications entre le personnel et le Conseil d’administration étaient rendues accessibles à l’examen de la part de la communauté ?

En bref, le GNSO a la charge d’établir et de proposer au Conseil d’administration de l’ICANN les règles et politiques concernant les extensions génériques (gTLDs). Ainsi le programme de création des nouveaux gTLDs actuellement en cours d’élaboration a d’abord été “construit” par le GNSO sous forme de recommandations qui ont ensuite été soumises au Conseil d’administration.

Ce gros dossier continue d’occuper les membres du Conseil du GNSO, tous élus parmi les six collèges ou proposés par le NomCom (le Nominating Committee a comme mission de recruter les meilleurs candidats possibles pour certains postes de l’ICANN). Mais en parallèle, un autre sujet nous demande beaucoup de travail : la réforme du GNSO.

L’enjeu est de permettre d’ouvrir le GNSO encore plus afin de permettre au plus grand nombre de participer à son fonctionnement. Ainsi, là où aujourd’hui les pièces constitutives du GNSO sont les collèges, demain il y aura une structure plus fine.

En premier lieu, un format bicaméral a été proposé avec une “chambre” regroupant les entités n’ayant pas de contrat direct avec l’ICANN et une autre pour celles qui en ont (uniquement les registres et les registrars à l’heure actuelle). Ces chambres seront composées de “groupements d’intérêts”, ou “SG” puisque l’on parle de “stakeholder groups” en Anglais. Et à l’intérieur de chaque SG prendront place des collèges (”constituencies” toujours).

Cette nouvelle structure rend la création de collèges plus faciles. D’ailleurs, en amont de la mise en place de ce GNSO v2, si vous me passez l’expression, plusieurs propositions de création de collèges ont déjà été reçues par le secrétariat du GNSO. Quel type de collège les gens souhaitent-ils créer ? Un exemple, la dernière demande en date porte sur un collège des TLDs de villes qui prendrait place au sein du SG des registres.

Lors de la réunion de Sydney, il y aura beaucoup de discussions sur ces nouvelles opportunités de participer au GNSO, comme sur sa refonte en général. Que ce soit directement sur place, ou par Internet si vous ne pouvez pas venir, vous pourrez prendre part à ces discussions et donner votre avis sur ce que doit être l’avenir d’un des organismes de soutien clefs de l’ICANN.

La boîte à questions pourra recevoir des questions jusqu’au mercredi 17 juin, dans le cadre de la préparation au débat public prévu le jeudi 25 juin, durant la conférence internationale de l’ICANN à Sydney.

Chacun peut poser jusqu’à deux questions ou écrire jusqu’à 50 mots. La question peut couvrir tout sujet lié à l’ICANN et à ses activités. Les réponses seront fournies soit durant le débat public soit par courrier électronique et publiées dans les semaines qui suivront la conférence.

Vous pouvez trouver le formulaire ci-dessous ainsi que sur le site Web de la conférence de Sydney, le blog, et le site Web de participation publique.

Expérience de Mexico

La boîte à questions a été introduite pour la première fois à Mexico en mars 2009 comme moyen de permettre aux participants à distance de poser des questions directement au Conseil d’administration et au personnel de l’ICANN en vue de la conférence de Sydney. Elle était également ouverte à ceux qui assistaient à la conférence en personne mais ne se sentaient pas à l’aise devant un microphone public.

La boîte a été très populaire, recueillant 96 questions exprimées par 36 personnes. Les réponses à chaque question ont été alors publiées sur le site Web principal de l’ICANN, le blog et le site de la conférence de Mexico.

Suite à cette expérience, trois changements ont été faits cette fois-ci :

• Le nombre de questions a été limité à deux questions par personne (le maximum normalement posé par les personnes assistant au débat public)
• La longueur des questions a été augmentée de 30 à 50 mots pour permettre aux personnes de mieux cadrer leurs questions.
• La date limite de réception des questions a été avancée d’une semaine pour donner au personnel et au Conseil d’administration plus de temps pour examiner les questions et préparer les réponses.

Liens associés

Boîte à questions de Sydney :
http://icann.wufoo.com/forms/boate-a-questions-de-sydney/

Toutes ces entités sont regroupées en collèges afin de leur donner une représentation officielle au sein de l’ICANN.

La pyramide organisationnelle de l’ICANN est ainsi faite : les collèges remontent vers des “organismes de soutien (le “SO”)” comme le GNSO (il y en a deux autres : le ccNSO regroupe les gestionnaires d’extensions nationales et l’ASO les registres d’adresses IP régionaux). Comme leur nom l’indique, ces organismes servent de soutien direct au Conseil d’administration de l’ICANN.

Un exemple concret : le programme des nouvelles extensions. Depuis plusieurs années, ces grandes lignes ont été développées par le GNSO. Une fois prêtes, elles ont été présentées au Conseil d’administration. En juin 2008, lors de la réunion internationale de Paris, il les approuvé. Depuis, les équipes de l’ICANN travaillent avec le GNSO et le reste de la communauté pour en peaufiner les modalités d’application.

Le GNSO est donc actuellement sous les feux de la rampe et c’est une période très intéressante pour rejoindre son Conseil. J’y ai été élu par le collège des registrars pour remplacer Tom Keller, en fin de mandat. Le collège des registrars a trois représentants au Conseil, un pour l’Asie Pacifique (Adrian Kinderis), un pour l’Amérique du Nord (Tim Ruiz) et un pour l’Europe (moi). Mon mandat, de deux ans, a commencé juste après la réunion internationale du Caire.

Alors qu’ai-je vu ou appris depuis un mois ?

En une phrase : être au Conseil du GNSO, c’est une charge de travail incroyable et une implication de tout instant. Il est sans doute utile de rappeler que les conseillers du GNSO sont des volontaires non rémunérés. Chacun a une vie professionnelle (et accessoirement personnelle) en dehors de l’ICANN. Bien souvent, ce sont leurs employeurs qui supportent la charge financière du travail qu’ils réalisent pour le GNSO, y compris les voyages.

Bien entendu, le temps que ces conseillers passent à s’occuper du GNSO est autant de temps qu’ils ne donnent pas à leurs employeurs. De combien de temps parle-t-on ? J’ai voulu l’évaluer “au doigt mouillé”, juste pour me faire une idée. En un mois, c’est un petit millier d’emails dans ma boîte de réception en rapport avec le GNSO. Disons 10 minutes de traitement par email en moyenne, cela donne presque 7 jours de travail ! Voilà qui s’ajoute à ma fonction “officielle”, celle de gérer l’entreprise dont je suis l’un des fondateurs.

Mais lire des emails ne suffit pas. Il faut aussi comprendre les très nombreux sujets sur lesquels l’ICANN et sa communauté se penchent. Car pour être efficace et prendre les bonnes décisions, un conseiller se doit non seulement de maîtriser les dossiers directement en rapport avec son propre “SO”, mais aussi ceux des autres. Jetez un rapide coup d’œil à la une du site de l’ICANN et vous verrez parmi les sujets en cours : les relations registres/registrars, les nouveaux TLDs, les IDNs, le WHOIS, les activités du NomCom ou encore le plan stratégique de l’ICANN !

Il y a aussi les comités et groupes de travail sur lesquels un conseiller peut se retrouver. Un exemple rapide : une réforme importante du GNSO est en cours. Pour la mener à bien, deux comités de pilotages ont été créés. Je représente le collège des registrars sur l’un d’entre eux, l’OSC (pour “Operations Steering Committee”). A la clef, une réunion téléphonique de deux heures toute les semaines, un plan d’action à construire, des groupes de travail à constituer… tout cela s’ajoutant déjà aux réunions téléphoniques du Conseil, du bureau exécutif du collège des registrars, des séances d’information organisées par le GNSO ou l’ICANN directement…

Mais être au Conseil du GNSO ce n’est pas que du temps passé en réunions. C’est aussi être au contact de personnes dont le niveau de connaissance et de compréhension des processus de l’ICANN est tout simplement époustouflant. Alors que j’ai encore du mal ne serait-ce qu’à comprendre les règles de fonctionnement du Conseil, je suis entouré de personnes qui maîtrisent le moindre détail de dossiers allant du contrat des registrars ICANN aux règles d’application des régions géographiques utilisées pour nommer les nouveaux membres du Conseil d’administration.

Il y a là de quoi être impressionné, voir même intimidé.

Alors qu’ai-je appris en un mois au Conseil du GNSO ? Pour résumer : à respecter toujours plus ceux qui, dans toutes les différentes structures de l’ICANN, du plus petit groupe de travail jusqu’au Conseil d’administration, donnent sans compter pour faire avancer l’Internet.

Après la réunion du Conseil du GNSO le samedi 1er novembre, plusieurs ateliers sont prévus dès le dimanche, notamment des sessions d’explications sur deux des sujets phares du moment : les nouveaux gTLDs et les IDNs.

Cette 33e réunion ICANN sera officiellement ouverte le lundi 3 novembre avec la cérémonie d’accueil, suivie de la présentation par le président de l’ICANN de son rapport. Un atelier est également prévu à 11h15 pour expliquer le projet d’appel à candidatures pour la création de nouveaux gTLDs.

La gouvernance sera le sujet principal mercredi, avec des ateliers liés aux aspects de gouvernance de l’Internet et aussi le “PSC” (President’s Strategy Committee, c’est-à-dire le Comité Stratégique du Président, dont la fonction est de travailler sur les moyens de renforcer le modèle multi-acteurs de l’ICANN).

Le jeudi 6 novembre sera la journée du forum public durant lequel chacun peut s’exprimer librement et échanger avec les membres du Conseil d’administration de l’ICANN. La réunion se terminera le vendredi 7 novembre par la réunion du Conseil.

We have now reached the stage where we need someone with sufficient expertise and experience to be able to oversee that programme as ICANN moves to making translation a part of its everyday processes and systems.

The job of “Translation Coordinator” was first recommended by our two independent experts over six months ago and we are now ready to hire for the position, initially on a six-month consultancy contract. However, this is a specialist job so we are appealing far and wide for applicants.

If any in the ICANN community know of someone with the right expertise and experience, and if you wish to aid ICANN in becoming a multilingual organization, please past on the details of the job to them.

The job description is online at http://icann.org/en/general/jobs.htm#transcoord, and is also posted below.

Thanks!

Translation Coordinator

The Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) has an immediate opportunity for a Translation Coordinator. The position will act as a consultant to the organization on a renewable contract for approximately 40 hours/week.

Working within a dynamic and fast-growing organisation, this position reports to the Corporate Affairs department.

JOB DUTIES:

* Provide effective administrative and supervisory services in the implementation of multilingualism at ICANN, by managing and using resources efficiently, ensuring an optimal mix of outsourcing and internal capacity.

* Plan and manage the provision of translation and manage external translation resources. In general, handle the day-to-day operation as well as the process of implementation of a translation program for the organisation.

* Supervise and monitor the performance of all vendors of translation and interpretation services.

* Monitor budgets and vendor relationships.

* Plan and oversee all resources committed to the process of implementing the translation policy, including a tender process for the provision of translation services, guided by best practices.

* Ensure that the translation, revision, editing, report writing, document referencing, text processing and related activities related to translation are carried out with utmost efficiency, within the specified deadlines and according to high standards.

* With respect to multilingualism, make long-term and short-term work projections based on the calendar of conferences and meetings. Develops and maintains, in a cost-effective manner, an efficient network of skilled external staff to ensure adequate capacity at all times of the year.

* Make recommendations to Senior Management on policy with respect of recruitment, training, contractual status, and all other administrative and operational matters affecting the translation function and – in coordination with those designated to represent each department as regards translation – of linguistic standards.

* Establish and/or advise on training courses and/or other resources required to ensure staff capacity to transition from working in a monolingual to a multilingual environment, including computer training, with special attention to translation-related software. Establish terminology standards in coordination with the staff and in consultation and coordination with languages services provided by vendors.

* Hold regular meetings with the designated representatives of each department with respect to translation, as well as senior staff as necessary, to improve efficiency and identify problem areas, if any, before they develop.

* Ensure the smooth functioning of the translation function, advising on and helping to implement technological measures to promote access to information such as document management systems, document workflow process, and the like.

* Establish quality control guidelines and continually evaluate their efficacy. Ensure quality control of individual translation projects.

REQUIREMENTS:

Professionalism -­Thorough knowledge of language issues; ability tooperate in a cost-effective manner ensuring an optimal mix of outsourcing and internal resources and to serve as final arbiter on technical issues arising in the translation function; and analytical skills.

Performance Management – Strong managerial/supervisory skills; tact andnegotiating skills, good judgment and decision-making skills. Ability to establish priorities and to plan, coordinate and monitor the work of others; ability to make timely decisions; ability to coach, mentor and develop staff and encourage good performance.

Communication-­ Excellent drafting ability and communication skills,

both oral and written; ability to defend and explain difficult issues with respect to key decisions.

Teamwork – Good interpersonal skills; demonstrated ability in amulticultural, multi-ethnic environment to maintain effective working relations with people of different national and professional backgrounds; ability to organize and motivate those under her/his supervision.

Computer skills – Strong knowledge of the provision of contractual services in translation. Knowledge of a documentation and staff monitoring system preferred.

QUALIFICATIONS:

Advanced degree in Translation, Social Sciences, Finance, Business Administration, Management or a related field.

Bachelor’s Degree with a relevant combinationof academic and professional qualifications.

8- 10 years of progressively responsible translation experience, of which at least five years in an international organisation (public or private) and three years of demonstrated, successful supervisory or managerial experience, or a combination of language-related experience and equivalent knowledge and experience in business administration and management in international organizations, may be accepted.

Languages:

English is the working language of ICANN. Fluency in English, both written and oral, to a high standard is required. Working knowledge of one additional UN official language is desired. Knowledge of additional UN official languages would be an asset.

ICANN:

ICANN is responsible for the global coordination of the Internet’s system of unique identifiers. These include domain names (like .org, .com), as well as the addresses used in a variety of Internet protocols. Computers use these identifiers to reach each other over the Internet. Careful management of these resources is vital to the Internet’s operation, so ICANN’s global stakeholders meet regularly to develop policies that ensure the Internet’s ongoing security and stability. For further information on ICANN, see http://www.icann.org.

EXPRESSIONS OF INTEREST:

This is an exciting opportunity to create and manage, from the ground up, a translation system that will encourage participation from a global audience in the organization¹s processes.
If you are interested in this position, please send a cover letter and complete curriculum vitae to opportunities@icann.org referencing JOB CA 0806.All statements of interest or inquiries about this position will be kept in confidence.

The short video above was created to showcase the possibilities that now exist to communicate across languages using video and the latest transcription/translation technology.

It is open to all so that they might be able to translate the message in your language through DotSub’s easy-to-use interface. Just click here to try it out.

ICANN will be using this technology to make videos of its work available to, potentially, everyone on the planet. You just have to think and work, with us, and as a community.

Les grands sujets de la réunion de Paris ont également été abordés : IDNs, nouvelles extensions, Joint Project Agreement… Certains participants ont témoigné des inquiétudes des entreprises face aux questions de protection de leur propriété intellectuelle, notamment dans la cadre de l’éventuelle sortie de nouvelles extensions ou de la généralisation des IDNs. Anne-Rachel Inné et Massimiliano Minisci, respectivement responsables des relations avec l’Afrique et l’Europe pour l’ICANN, ont donné un message fort : l’ICANN, c’est nous tous ! En participant à ses réunions, en s’impliquant dans son fonctionnement, tous peuvent faire entendre leur voix et prendre en compte leurs inquiétudes. Car au final, lorsque le Conseil d’administration prend une décision, il le fait en prenant en compte ce que lui remonte la communauté.

De quoi inciter les entreprises françaises à profiter de la première réunion internationale de l’ICANN organisée à Paris pour y participer et ainsi approfondir leurs connaissances des différents collèges – gouvernements, business, registrars, registries, extensions nationales, techniques, ALAC – qui font la richesse et la diversité de l’ICANN. D’ailleurs, il a été rappelé que même si les inscriptions enligne sont maintenant fermées, il reste tout à fait possible de venir s’enregistrer directement sur place pour la réunion. Un enregistrement gratuit, et ouvert à tous, comme la plupart des ateliers et autres réunions prévus au programme de Paris.